Purchasing Procedures Regulation

The purchasing of materials, equipment, or supplies shall be governed by the following list of functions:

FUNCTION                                                                               PERFORMED BY

Requisition                                                                                 Initiated by user
Sent to Superintendent for approval


Specifications                                                                            Prepared in detail by requisitioner after
consultation with Superintendent and
made available to prospective contractors or vendors


Bids or quotations                                                                    Checked and tabulated by Purchasing Agent and after                                                                                                                                        review with the requisitioner
Recommendations made to the Board on formal bids


Contract or purchase                                                               Contracts approved by the Board and
order                                                                                            signed by designated Board official or Superintendent of Schools


Receipt of goods                                                                        District Clerk signs bill and approves for payment                                                                                                                                               upon satisfactory delivery of goods and/or services


Invoice                                                                                         Checked for price and quantity by District Clerk


Invoice approved                                                                       Purchasing agent signs voucher and submits to                                                                                                                                                  Business Manager for payment

Translate »